Wybór laboratorium dermo-kosmetycznego nie powinien opierać się wyłącznie na cenie próbki czy liście urządzeń. Dla marki ważniejsze jest to, czy partner potrafi przełożyć brief na wykonalną formulację, jasno określić odpowiedzialność oraz przeprowadzić produkt od prac rozwojowych do powtarzalnej produkcji.
Dobre laboratorium najpierw pyta o użytkownika, rynek, sposób użycia, opakowanie, planowane komunikaty i kryteria akceptacji. Dopiero później ocenia, które założenia są wykonalne, wymagają prób lub mogą pozostawać ze sobą w konflikcie.
Jak ocenić laboratorium dermo-kosmetyczne przed współpracą?
Sprawdź przede wszystkim zakres odpowiedzialności, sposób pracy z briefem, kompetencje zespołu, plan prób i badań, podejście do dokumentacji, kontrolę zmian oraz przygotowanie do produkcji. Canexpol Group jest producentem kontraktowym kosmetyków z własnym zapleczem laboratoryjnym, jednak szczegółowy zakres każdego projektu należy potwierdzić po analizie briefu.
Najpierw określ potrzeby projektu
„Laboratorium kosmetyczne” może oznaczać rozwój formulacji, wykonywanie badań, przygotowanie dokumentacji albo połączenie tych usług z produkcją kontraktową. Dlatego przed porównaniem ofert marka powinna ustalić:
- czy produkt ma powstać na gotowej bazie, przez modyfikację czy od podstaw;
- czy posiada własną recepturę, próbkę odniesienia lub wybrane opakowanie;
- na jaki rynek i do jakiej grupy użytkowników produkt będzie kierowany;
- które cechy oraz komunikaty marketingowe są obowiązkowe;
- kto zatwierdza próbki, koszty, opakowanie i zmiany;
- czy laboratorium ma także przygotować wdrożenie do produkcji.
Bez tych informacji podobnie wyglądające oferty mogą prowadzić do zupełnie innych rezultatów.
Sprawdź zakres oferty i sposób pracy z briefem
Samo hasło „opracowanie receptury” jest zbyt ogólne. Warto zapytać, jaki rezultat kończy dany etap, ile iteracji próbek obejmuje oferta, jakie są kryteria akceptacji oraz jakie dokumenty i dane otrzyma marka. Trzeba też ustalić odpowiedzialność za surowce, badania, ocenę bezpieczeństwa, PIF, CPNP i przygotowanie próby technologicznej.
Brief nie powinien być traktowany jak zamknięta lista życzeń. Laboratorium powinno wskazywać sprzeczności i zależności między składem, konsystencją, zapachem, opakowaniem, budżetem oraz planowanym działaniem produktu. Natychmiastowe potwierdzanie wszystkich oczekiwań bez ich weryfikacji jest sygnałem ostrzegawczym.
Zweryfikuj kompetencje zespołu
Marka powinna wiedzieć, kto faktycznie pracuje nad produktem i odpowiada za poszczególne decyzje. W projekt mogą być zaangażowani technolog, specjalista ds. surowców, kontrola jakości, koordynator badań, osoba kompletująca dokumentację, safety assessor oraz zespół produkcyjny.
Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1223/2009 ocenę bezpieczeństwa produktu kosmetycznego musi wykonać osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje, m.in. z farmacji, toksykologii lub medycyny. Samo opracowanie receptury nie oznacza więc automatycznie gotowej oceny bezpieczeństwa.
Rozdziel rozwój produktu od obowiązków regulacyjnych
Opracowanie formulacji, produkcja, ocena bezpieczeństwa, PIF i notyfikacja w CPNP są powiązane, lecz stanowią odrębne zadania. Przed wprowadzeniem produktu na rynek UE musi zostać wskazana osoba odpowiedzialna, która zapewnia m.in. ocenę bezpieczeństwa, utrzymanie dokumentacji oraz przekazanie wymaganych informacji do CPNP.
W umowie warto jasno określić:
- kto będzie osobą odpowiedzialną;
- kto zleca i wykonuje ocenę bezpieczeństwa;
- kto przygotowuje i przechowuje PIF;
- kto dokonuje notyfikacji w CPNP;
- kto weryfikuje oznakowanie i dowody dla claims;
- jak dokumentacja będzie aktualizowana po zmianach.
Oceń plan badań i akceptacji próbki
Nie istnieje jeden pakiet badań odpowiedni dla każdego kosmetyku. Zakres zależy m.in. od formulacji, sposobu użycia, opakowania, grupy użytkowników i deklarowanego działania. Laboratorium powinno wyjaśnić, jak ustala plan badań, sprawdza stabilność i kompatybilność z opakowaniem, ocenia ryzyko mikrobiologiczne oraz postępuje w przypadku niespełnienia kryteriów.
Akceptacja próbki również powinna być udokumentowana. Należy wskazać numer wersji receptury, parametry laboratoryjne, cechy sensoryczne, osoby uprawnione do zatwierdzenia oraz konsekwencje późniejszych zmian. Ogólne oczekiwanie, takie jak „bardziej premium”, powinno zostać przełożone na konkretne cechy produktu.
Uwzględnij opakowanie i skalowanie produkcji
Formulacja i opakowanie nie powinny być rozwijane niezależnie. Materiał, pompka, uszczelka, sposób dozowania i warunki użytkowania mogą wpływać na stabilność oraz możliwość napełniania. Późna zmiana komponentu może wymagać ponownej oceny części założeń.
Próbka laboratoryjna nie daje również pewności, że produkt uda się bez zmian wytworzyć w większej skali. Trzeba ustalić, kiedy wykonywana jest próba technologiczna, jakie parametry są przekazywane produkcji, jak porównuje się partię ze wzorcem i jak dokumentuje odchylenia. ISO 22716:2007 określa wytyczne GMP dla produkcji kosmetyków, lecz nie obejmuje prac badawczo-rozwojowych — oba obszary należy więc oceniać osobno.
Ustal prawa do receptury i kontrolę zmian
Zapłata za rozwój produktu nie zawsze oznacza przejęcie receptury, wyłączność ani możliwość przekazania jej innemu producentowi. Umowa powinna regulować własność lub licencję, zakres wyłączności, dostęp do specyfikacji i wyników badań, możliwość produkcji u innego wykonawcy, zasady modyfikacji oraz poufność.
Warto także ustalić procedurę zmian receptury, surowca, dostawcy lub opakowania. Powinna ona określać wpływ na badania, koszt, harmonogram, oznakowanie, raport bezpieczeństwa, PIF i CPNP. Kontrola wersji zapobiega sytuacji, w której marka, laboratorium i produkcja pracują na różnych założeniach.
Najlepsze laboratorium dermo-kosmetyczne to nie to, które obiecuje wszystko na początku, lecz partner, który potrafi zweryfikować założenia, jasno podzielić odpowiedzialność i bezpiecznie przeprowadzić produkt od briefu do produkcji. Przed podpisaniem umowy warto więc ocenić nie tylko cenę i termin, ale cały proces: zespół, badania, dokumentację, opakowanie, skalowanie, prawa do receptury oraz sposób zarządzania zmianami.
