Produkcja kosmetyku nie zaczyna się w chwili uruchomienia mieszalnika. Zanim powstanie pierwsza partia, marka i producent muszą podjąć wiele decyzji dotyczących receptury, surowców, opakowania, badań, dokumentacji oraz oznakowania. Im lepiej uporządkowany jest ten etap, tym mniejsze ryzyko kosztownych poprawek, opóźnień i problemów przy wprowadzaniu produktu na rynek.
W praktyce warto rozróżnić trzy poziomy gotowości: rozpoczęcie prac laboratoryjnych, wykonanie próby technologicznej oraz produkcję partii przeznaczonej do sprzedaży. Każdy z nich wymaga innego stopnia dopracowania projektu.
Od briefu do gotowej receptury
Na początku marka nie musi znać wszystkich szczegółów produktu. Powinna jednak jasno określić jego funkcję, grupę użytkowników, sposób stosowania, rynek sprzedaży oraz najważniejsze cechy. Istotne są również oczekiwania dotyczące konsystencji, zapachu, opakowania i planowanych komunikatów marketingowych.
Inspiracje konkurencyjnymi produktami mogą pomóc wyznaczyć kierunek, ale nie zastępują briefu ani receptury. Laboratorium musi wiedzieć, które cechy są obowiązkowe, a które można zmienić w trakcie prac. Już na tym etapie warto także ustalić, czy produkt będzie opracowywany od podstaw, modyfikowany na bazie istniejącej formulacji czy tworzony w modelu white label.
Kiedy receptura zostanie zaakceptowana, powinna otrzymać konkretny numer lub kod wersji. Ma to duże znaczenie, ponieważ każda zmiana składnika, stężenia, dostawcy lub procesu może wpływać na stabilność, bezpieczeństwo i wcześniejsze wyniki badań. Kontrola wersji pozwala uniknąć sytuacji, w której laboratorium, producent i marka pracują na różnych wariantach produktu.
Surowce i specyfikacja produktu
Gotowa receptura to dopiero część procesu. Potrzebne są również wiarygodne dane dotyczące użytych surowców. W zależności od rodzaju składnika i potrzeb osoby wykonującej ocenę bezpieczeństwa dokumentacja może obejmować:
- nazwy INCI i specyfikacje jakościowe;
- informacje o alergenach i możliwych zanieczyszczeniach;
- dane mikrobiologiczne i toksykologiczne;
- warunki przechowywania oraz okres trwałości surowców;
- dokumentację kompozycji zapachowych.
Przed uruchomieniem produkcji należy także określić, co oznacza, że dana partia jest zgodna z założeniami. Służy temu specyfikacja produktu, która może obejmować wygląd, barwę, zapach, pH, lepkość, parametry mikrobiologiczne oraz dopuszczalne zakresy odchyleń. Kryteria muszą być dopasowane do konkretnej formulacji, nie powinny być automatycznie kopiowane z innego kosmetyku.
Próba technologiczna, czyli przejście do większej skali
Próbka przygotowana w laboratorium nie daje jeszcze pewności, że kosmetyk będzie można bez zmian wytwarzać w większej skali. Inna objętość, urządzenia, czas mieszania, kolejność dodawania surowców czy kontrola temperatury mogą wpłynąć na końcowy rezultat.
Dlatego przed produkcją rynkową zwykle przeprowadza się próbę technologiczną. Jej celem jest sprawdzenie, czy proces można powtórzyć w warunkach produkcyjnych i czy uzyskany produkt odpowiada zaakceptowanemu wzorcowi. Na tym etapie receptura, surowce, podstawowe parametry jakościowe oraz sposób oceny wyniku powinny być już jasno określone.
Nie wszystkie elementy marketingowe muszą być wtedy ostatecznie zamknięte. Nazwa handlowa czy finalny wygląd etykiety mogą jeszcze pozostawać w przygotowaniu, o ile nie utrudnia to identyfikacji produktu ani oceny samej próby.
Badania zależą od rodzaju kosmetyku
Nie istnieje jeden uniwersalny zestaw badań dla wszystkich produktów. Innych danych może wymagać emulsja, kosmetyk bezwodny, preparat do okolic oczu czy produkt spłukiwany. Plan powinien uwzględniać skład, sposób użycia, opakowanie, grupę użytkowników oraz deklarowane działanie.
W zależności od projektu wykonuje się między innymi badania stabilności, jakości mikrobiologicznej, skuteczności systemu konserwującego, kompatybilności z opakowaniem oraz badania potwierdzające określone właściwości produktu. Ważna jest nie tylko sama nazwa badania, ale również to, której wersji receptury dotyczy, według jakiego protokołu jest prowadzone i jakie kryteria decydują o wyniku.
Szczególne znaczenie ma kompatybilność produktu z opakowaniem. Formulacja może oddziaływać na pompkę, uszczelkę, tworzywo lub nadruk, a opakowanie może wpływać na stabilność, szczelność i sposób dozowania kosmetyku. Dlatego zatwierdzenie projektu graficznego nie oznacza jeszcze, że cały układ produkt–opakowanie jest gotowy do produkcji.
Claims powinny wynikać z dowodów
Hasła umieszczane na opakowaniu i w materiałach marketingowych należy planować równolegle z badaniami. Jeżeli marka chce komunikować konkretne działanie, zwłaszcza za pomocą wartości liczbowych, powinna wcześniej ustalić sposób jego potwierdzenia.
Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 655/2013 oświadczenia dotyczące kosmetyków powinny być zgodne z prawem, prawdziwe, oparte na dowodach, uczciwe i rzetelne. Nie warto więc budować projektu opakowania wokół obietnicy, której receptura i dokumentacja nie potwierdzają. Zmiana tzw. claims na późnym etapie często oznacza konieczność poprawy etykiet, materiałów sprzedażowych, a czasem także planu badań.
CPSR, PIF i CPNP to trzy różne elementy
Przed wprowadzeniem kosmetyku do obrotu w Unii Europejskiej musi zostać wskazana osoba odpowiedzialna. Zapewnia ona między innymi wykonanie oceny bezpieczeństwa i przygotowanie CPSR (obowiązkowy raport bezpieczeństwa produktu kosmetycznego), czyli raportu bezpieczeństwa produktu kosmetycznego.
CPSR powstaje na podstawie danych dotyczących składu, właściwości fizykochemicznych, stabilności, jakości mikrobiologicznej, opakowania, sposobu użycia, narażenia oraz profilu toksykologicznego składników. Raport powinien przygotować odpowiednio wykwalifikowany safety assessor.
Kolejnym elementem jest PIF, czyli dokumentacja produktu kosmetycznego. Nie jest to jeden formularz ani pojedynczy certyfikat, lecz zbiór materiałów obejmujący m.in. opis produktu, CPSR, informacje o metodzie produkcji i zgodności z GMP oraz dowody deklarowanego działania. Dokumentacja musi być aktualizowana i przechowywana przez dziesięć lat od wprowadzenia do obrotu ostatniej partii.
CPNP jest natomiast unijnym portalem notyfikacyjnym. Zgłoszenie produktu w systemie jest obowiązkowe przed jego wprowadzeniem do obrotu, ale nie stanowi certyfikatu bezpieczeństwa ani zatwierdzenia skuteczności przez Komisję Europejską.
Oznakowanie i opakowanie powinny być zamykane na końcu procesu
Finalna etykieta musi odpowiadać zatwierdzonej recepturze, dokumentacji i rynkowi sprzedaży. W zależności od rodzaju produktu i opakowania powinny znaleźć się na niej między innymi:
- dane osoby odpowiedzialnej;
- nominalna zawartość produktu;
- data minimalnej trwałości lub okres po otwarciu;
- wymagane środki ostrożności i numer partii;
- funkcja kosmetyku oraz wykaz składników.
Duży nakład opakowań warto zamawiać dopiero po sprawdzeniu listy INCI, claims, ostrzeżeń, wersji językowych i danych osoby odpowiedzialnej. Wcześniejsze zlecenie druku może prowadzić do kosztownych poprawek, zwłaszcza gdy zmieni się receptura albo wyniki badań wymuszą korektę komunikacji.
Jasny podział odpowiedzialności chroni cały projekt
W procesie uczestniczą zwykle marka, laboratorium, producent, dostawcy, kontrola jakości, safety assessor oraz osoba odpowiedzialna. Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy każda ze stron zakłada, że dany dokument lub działanie przygotuje ktoś inny.
Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem produkcji warto ustalić, kto zatwierdza recepturę, dostarcza dane surowców, planuje badania, przygotowuje CPSR i PIF, weryfikuje etykietę oraz wykonuje notyfikację w CPNP. Podział ten powinien znaleźć się w ustaleniach projektowych lub umowie.
Canexpol Group może koordynować uzgodniony zakres procesu produkcyjnego i dokumentacyjnego. Dokładny podział obowiązków zawsze powinien jednak wynikać ze specyfiki konkretnego kosmetyku, rynku oraz modelu współpracy.
Dobrze przygotowana produkcja ogranicza ryzyko
Najczęstsze problemy wynikają z uruchomienia partii na podstawie niezatwierdzonej receptury, zbyt wczesnego zamówienia opakowań, braku dowodów dla claims lub niejasnego podziału odpowiedzialności. Każdy z tych błędów może oznaczać dodatkowe koszty i przesunięcie premiery produktu.
Produkcja kosmetyku jest więc nie tylko etapem technologicznym, ale zwieńczeniem wcześniej podjętych decyzji. Uporządkowana receptura, właściwe badania, kompletna dokumentacja i jasne role stron pozwalają sprawniej przejść od pomysłu do bezpiecznego produktu gotowego do sprzedaży.
